Tafeltennisvereniging Dedemsvaart

Inlichtingen:
0523-610848
info@ttvdedemsvaart.nl

Wedstrijdadres:
T.T.V. Dedemsvaart
gymzaal, Buizerdweg 14
7701 KD DEDEMSVAART

 

Privacybeleid TTV Dedemsvaart

 

TTV Dedemsvaart hecht waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden. Persoonlijke gegevens worden door TTV Dedemsvaart met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en afgeschermd.

In dit privacybeleid staat beschreven hoe TTV Dedemsvaart persoonsgegevens registreert, verwerkt en bewaart. Ook gerelateerde onderwerpen, zoals het raadplegen, muteren, uitwisselen en verstrekken van gegevens staan in dit beleid beschreven.

Voor het lidmaatschap van onze vereniging, alsmede bij de Nederlandse Tafeltennisbond (NTTB), wordt gevraagd om persoonsgegevens. Het verzamelen van deze gegevens vindt hoofdzakelijk plaats via een in te vullen inschrijfformulier. Daarnaast kan het voorkomen dat één of meer persoonsgegevens rechtstreeks van het lid wordt ontvangen via post of e-mail dan wel via een digitaal formulier op onze website.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG bepalen waaraan elke vorm van verwerking van deze persoonsgegevens dient te voldoen. Met de AVG geldt dezelfde privacywetgeving in de hele Europese Unie. Het doel van de Europese Verordening is persoonlijke gegevens te beschermen en te zorgen dat deze juist worden verwerkt. TTV Dedemsvaart zal zich waar mogelijk houden aan de eisen die de AVG stelt.

 

De kernzaken uit de genoemde regelgeving, die voor TTV Dedemsvaart van toepassing zijn, staan hierna beschreven.

Waarvoor verwerkt TTV Dedemsvaart persoonsgegevens?

Wanneer iemand lid wordt van de vereniging ontvangt TTV Dedemsvaart daartoe een ingevuld en ondertekend inschrijfformulier, waarmee hij of zij zich inschrijft als lid en instemt dat TTV Dedemsvaart de ingevulde persoonsgegevens mag gebruiken om hem of haar bij de NTTB aan te melden. TTV Dedemsvaart verzamelt alleen de gegevens die nodig zijn om het lidmaatschap op te maken, te beheren en uit te voeren. Wanneer iemand niet toestaat dat de vereniging de persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en vastlegt, dan kan bij TTV Dedemsvaart geen lidmaatschap worden aangegaan.

Wie hebben toegang tot de persoonlijke gegevens?

De ledenadministrateur van de vereniging en van de NTTB hebben toegang tot de persoonsgegevens in een met een wachtwoord beveiligd online registratiesysteem van de NTTB. Bestuursleden krijgen maandelijks een nieuwe ledenlijst per e-mail toegestuurd. In sommige gevallen krijgen andere verenigingsfunctionarissen op aanvraag de meest actuele ledenlijst toegestuurd, slechts wanneer dit naar het oordeel van het bestuur nodig is voor de uitoefening van hun taken. Alle bestuursleden en verenigingsfunctionarissen die toegang hebben persoonsgegevens (zowel algemene als bijzondere gegevens) te registreren en raadplegen, zijn verplicht tot geheimhouding, tenzij er een wettelijke of redelijke noodzaak bestaat gegevens te verstrekken.

Welke gegevens worden verwerkt, voor welk doel, hoe en met wie?

TTV Dedemsvaart verwerkt de volgende persoonsgegevens:

Deze gegevens zijn strikt noodzakelijk om lid te worden van de vereniging en, met uitzondering van de bankgegevens, om bij de NTTB te worden aangemeld. Daarnaast worden de volgende gegevens verwerkt:

TTV Dedemsvaart verwerkt bovenstaande gegevens voor één of meer van de volgende doeleinden:

 

TTV Dedemsvaart beschrijft de verwerkingsactiviteiten van de persoonsgegevens in een vastgelegd register. Als de verwerkingsactiviteiten veranderen, toe- of afnemen, wordt het register daarop aangepast.

Bijzondere persoonsgegevens

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die de vereniging verwerkt zijn persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar.

Voor het bewaren van deze bijzondere persoonsgegevens vraagt de vereniging toestemming aan de betreffende ouder(s), voogd en/of verzorger(s).

Geautomatiseerde besluitvorming

TTV Dedemsvaart neemt op basis van geautomatiseerde verwerkingen geen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een vrijwilliger van TTV Dedemsvaart) tussen zit.

In kaart brengen websitebezoek

TTV Dedemsvaart gebruikt slechts functionele cookies. Wij houden geen zoek- en raadpleeggedragingen bij wanneer iemand de website van TTV Dedemsvaart (www.ttvdedemsvaart.nl) bezoekt.

Websites van derden

Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met bovenvermelde website zijn verbonden. TTV Dedemsvaart kan namelijk niet garanderen dat deze websites op een betrouwbare of veilige manier met persoonsgegevens omgaan. Lees altijd voor gebruik van de desbetreffende website de privacyverklaring van deze website, voor meer informatie over de manier waarop deze met gegevens omgaat.

Fotobeleid

Het is voor TTV Dedemsvaart waardevol om in de communicatiemiddelen aansprekende, enthousiasmerende en fatsoenlijke foto's te plaatsen. Op het inschrijfformulier wordt bij nieuwe leden expliciet toestemming gevraagd of hij/zij (of de ouders, voogd en/of verzorger(s)) hier bezwaar tegen hebben. Overige (reeds bestaande) leden kunnen bij bestuursleden aangeven indien zij niet willen dat hun foto in een van de communicatiemiddelen wordt gebruikt.

Gegevens inzien, aanpassen, overdragen of verwijderen

Leden (of ouders, voogd of verzorger(s) van jeugdleden tot 16 jaar) hebben het recht persoonsgegevens in te zien, te corrigeren dan wel over te dragen. Hiertoe kan een schriftelijk verzoek of e-mail worden gestuurd aan TTV Dedemsvaart. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door de juiste persoon wordt gedaan, vraagt TTV Dedemsvaart van deze persoon een kleurenkopie van diens identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. In deze kopie mogen pasfoto onherkenbaar en burgerservicenummer onleesbaar worden gemaakt. Dit ter bescherming van de privacy. TTV Dedemsvaart dient bij een digitaal verzoek vast te stellen dat een eigen herkenbaar e-mailadres wordt gebruikt. Indien het e-mailadres niet herleid kan worden, dan dient het verzoek schriftelijk plaats te vinden.

TTV Dedemsvaart zal zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, reageren. Als binnen deze termijn een volledige reactie niet mogelijk is, wordt dat zo snel mogelijk kenbaar gemaakt met daarin genoemd hoe lang de reactie kan duren.

Maakt een lid gebruik van het recht persoonsgegevens over te dragen, dan gebeurt dat beveiligd en in een gangbaar computerbestand aan het lid of aan een door hem/haar aan te wijzen derde. Deze derde heeft overigens het recht het ontvangen van diens gegevens te weigeren.

Zolang TTV Dedemsvaart het lidmaatschap moet beheren en aansluitend de gestelde (wettelijke) bewaartermijn niet is verstreken, heeft TTV Dedemsvaart de persoonsgegevens nodig en kunnen deze niet worden verwijderd. Een verzoek daartoe zal pas worden uitgevoerd nadat het lidmaatschap is beëindigd en de daarop volgende bewaartermijn is verstreken.

Bewaartermijn van persoonsgegevens

Na het beëindigen van het lidmaatschap worden persoonsgegevens na 2 jaar verwijderd uit het actieve Excel-bestand en in geprinte vorm gearchiveerd in een gesloten archief. Dit voor eventuele juridische geschillen en voor fraudepreventiedoeleinden.

Mailtjes omtrent interesse in lidmaatschap – en de daarbij behorende (persoons)gegevens – die niet tot een definitief lidmaatschap hebben geleid worden maximaal 1 jaar actief in de administratie van TTV Dedemsvaart aangehouden. Daarna worden de (persoons)gegevens uit de database verwijderd en- nadat deze onpersoonlijk zijn gemaakt – gearchiveerd zoals hiervoor gemeld.

Hoe beveiligen we gegevens?

TTV Dedemsvaart neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Op deze manier zorgt de vereniging dat alleen de aangewezen personen toegang hebben tot de gegevens, dat de toegang tot de gegevens afgeschermd is en dat de veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.

Organisatorische maatregelen:

Toekenning van rechten in het kader van toegang tot het datasysteem van de vereniging; logische toegangscontrole tot het datasysteem met behulp van gebruikersnaam/wachtwoord.

Hebben andere organisaties toegang tot mijn gegevens?

Behalve de NTTB zijn er geen organisaties die in opdracht van TTV Dedemsvaart ledengegevens verwerken. Mocht dit in de toekomst wel het geval zijn dan zal TTV Dedemsvaart met deze organisaties een verwerkersovereenkomst afsluiten om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens.

Uitwisseling van gegevens met NTTB is gebaseerd op het zogenaamd 'gerechtvaardigd belang'. Hierdoor is er geen verwerkingsovereenkomst noodzakelijk.

Meldplicht datalekken

Mochten er ondanks al onze organisatorische en technische maatregelen onbedoeld en ongewenst persoonsgegevens verloren gaan dan wel in verkeerde handen terecht komen, dan zal TTV Dedemsvaart zo snel als mogelijk doch binnen 72 uren een melding doen aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Indien het "datalek" gaat om gevoelige persoonsgegevens die leden persoonlijk, financieel en economisch kunnen raken, dan zal TTV Dedemsvaart leden onverwijld informeren. Mocht het persoonlijk informeren niet lukken, dan zal TTV Dedemsvaart zich bedienen van een openbare melding via de gezaghebbende media.

Klacht

Als een lid de indruk heeft dat diens persoonsgegevens niet goed beveiligd zijn, als er aanwijzingen zijn van misbruik of als hij/zij niet tevreden is over de afwikkeling van een verzoek, dan dient hij/zij contact met TTV Dedemsvaart op te nemen.

Een vraag, grief of verzoek kan aan het bestuur van TTV Dedemsvaart worden gericht. Indien niet tevreden over de afhandeling van de klacht, dan kan dit kenbaar worden gemaakt aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens

Tafeltennisvereniging Dedemsvaart, Postadres: Mien Ruyslaan 14, 7701 ZD Dedemsvaart.
Bestuur van TTV Dedemsvaart is te bereiken via info@ttvdedemsvaart.nl.
Telefoonnummer (voorzitter): 06-29441390.

Website: www.ttvdedemsvaart.nl.

 

 

Privacybeleid TTV Dedemsvaart, versie 6 november 2018